Cas d'usage
Décision Go/No-Go en appel d'offres : décider sur des faits
Pour les bid managers, directeurs commerciaux et dirigeants qui choisissent les appels d'offres à poursuivre
La décision Go/No-Go sur un appel d'offres est le moment où une entreprise engage du temps et de l'argent dans une réponse, ou choisit de ne pas le faire. Elle est généralement prise par le bid manager avec l'appui des ventes, de l'ingénierie, du service contrats et de la direction, et elle est difficile parce que les éléments se trouvent dans de longs documents et dans la tête de différentes personnes, souvent à quelques jours de la date limite. TenderGenie réunit ces éléments dans l'espace de travail de l'appel d'offres : pertinence, éligibilité, obligations, alertes de risque, historique des attributions et enseignements consignés. La décision elle-même reste à votre équipe.
Qu'est-ce qu'une décision Go/No-Go ?
Une décision Go/No-Go, aussi appelée décision bid/no-bid, est le choix consigné de répondre ou non à un appel d'offres. Elle évalue si l'opportunité correspond à l'activité, si l'entreprise est éligible, ce que le contrat l'obligerait à faire, les risques commerciaux et de réalisation, la concurrence et la capacité de l'équipe à préparer à temps une réponse conforme.
Le problème
Les décisions de répondre se prennent souvent
sur des informations partielles.
- 01
L'élan remplace la revue
Dès qu'un appel d'offres semble attractif, le travail commence avant que l'éligibilité et les risques soient vérifiés.
- 02
Des éléments dispersés
Notes d'éligibilité, réserves sur les clauses et avis sur le prix sont détenus par des personnes différentes et rarement vus ensemble.
- 03
Une capacité supposée
Un appel d'offres peut être gagnable et pourtant mal choisi si l'équipe ne peut pas préparer une réponse conforme en parallèle d'autres offres.
- 04
Les raisons se perdent
Sans trace écrite, l'équipe suivante ne voit pas pourquoi un appel d'offres similaire a été poursuivi ou décliné.
Le processus, pas à pas
Un processus Go/No-Go,
de la présélection à la décision consignée.
Tous les appels d'offres n'exigent pas toutes les étapes. Une petite commande récurrente et un gros lot EPC méritent des niveaux de revue différents.
- Étape 01
Confirmer la pertinence
Le module Veille appels d'offres note l'opportunité selon sa pertinence pour vos catégories. Un score élevé signifie que l'appel d'offres mérite d'être lu, pas qu'il mérite une réponse.
- Étape 02
Comprendre le besoin
Le module Analyse du DCE fait ressortir périmètre, spécifications, clauses et exigences de remise, avec un renvoi vers les sources.
- Étape 03
Vérifier l'éligibilité
Comparez les critères TQ/PQ à vos références et documents, et notez les manques qui demandent un justificatif ou un partenaire.
- Étape 04
Peser obligations et risques
Le module Conformité et risques rattache les obligations à leurs clauses sources et signale les risques par catégorie, chacun avec son impact et une action recommandée pour les relecteurs.
- Étape 05
Ajouter le contexte de marché
Le module Analyse concurrentielle montre l'historique des attributions et les soumissionnaires récurrents sur des marchés similaires. La Bibliothèque de réponses montre les enseignements consignés lors d'appels d'offres antérieurs pour le même client.
- Étape 06
Décider et consigner
Les décideurs pèsent les éléments au regard de la capacité et de la stratégie, et la décision et ses raisons sont consignées dans l'espace de travail de l'appel d'offres.
Fonctionnalités TenderGenie concernées
Les fonctionnalités qui alimentent
la revue Go/No-Go.
Veille appels d'offres
Note les opportunités selon leur pertinence pour vos catégories, pour que la revue commence par des appels d'offres qui méritent d'être lus.
Analyse du DCE
Fait ressortir le périmètre, les spécifications, les clauses et les exigences de remise dont dépend la décision, avec un renvoi vers les sources.
Conformité et risques
Vérifie l'éligibilité, rattache les obligations aux clauses sources et signale les risques par catégorie, avec leur impact et une action recommandée.
Analyse concurrentielle
Ajoute en contexte l'historique des attributions, les soumissionnaires récurrents et des signaux de prix issus des données d'attribution disponibles.
Bibliothèque de réponses
Montre les enseignements consignés pour le client ou lors d'appels d'offres antérieurs, avec la personne qui a ajouté chacun.
Travail collaboratif
Attribue les questions à l'acheteur et les vérifications aux bonnes personnes, et garde validations et piste d'audit dans l'espace de travail de l'appel d'offres.
Produit, relecture et décision
Où TenderGenie aide,
et où la décision vous revient.
Ce que fait TenderGenie
- Note les opportunités selon leur pertinence
- Fait ressortir exigences et clauses avec leurs sources
- Signale les risques avec leur impact et une action recommandée
- Montre l'historique des attributions et les enseignements consignés
Ce que relit votre équipe
- Les clauses signalées, avec l'appui juridique si nécessaire
- Les délais de livraison et la faisabilité technique
- Le positionnement prix et les conditions commerciales
- La capacité au regard des autres offres en cours
Ce qui reste une décision humaine
- Répondre, répondre avec des écarts ou décliner
- Quels risques sont acceptables
- Qui valide la décision
Checklist
Les questions auxquelles une revue Go/No-Go
doit répondre.
Un cadre général. Pondérez chaque question selon votre activité : il n'existe pas de grille de notation universelle.
- Adéquation
- Le périmètre correspond-il à ce que nous fournissons et voulons vendre davantage ?
- Éligibilité
- Remplissons-nous les critères TQ/PQ, ou pouvons-nous combler les manques à temps ?
- Obligations
- Pouvons-nous accepter les conditions de livraison, d'essais, de responsabilité et de paiement, ou faudrait-il des écarts ?
- Risques
- Quels risques signalés pourraient toucher la marge, le planning ou la réputation si nous gagnons ?
- Concurrence
- Qui a répondu à des marchés similaires et les a remportés, et qu'est-ce que cela dit de notre position ?
- Capacité
- Pouvons-nous préparer une réponse conforme avant la date limite, en plus de nos autres engagements ?
Scénario illustratif
Décisions Go/No-Go
en pratique.
Exemple d'utilisation du processus. Il ne s'agit pas d'une étude de cas client, et la photographie est illustrative.
Un gros appel d'offres décliné, raisons à l'appui
Un ensemblier EPC présélectionne un lot d'usine de procédé avec un bon score de pertinence. L'espace de travail de l'appel d'offres montre que l'équipe remplit les critères PQ, mais le module Conformité et risques signale une responsabilité non plafonnée sur l'intégration et des pénalités de retard liées à une date de mise en service serrée. Le module Analyse concurrentielle montre que les dernières attributions de cet acheteur sont allées à des soumissionnaires disposant d'un atelier de fabrication local, et la Bibliothèque de réponses contient un enseignement tiré d'un appel d'offres antérieur sur le régime d'inspection de ce même acheteur. Le service juridique confirme la lecture de la responsabilité à partir de la clause source. La direction décide de ne pas répondre cette fois, et les raisons sont consignées pour le prochain appel d'offres de cet acheteur.
Bénéfices
Ce qu'une décision fondée sur les faits
change pour l'équipe de réponse.
Une seule vue des éléments
Pertinence, éligibilité, obligations, risques et contexte de marché sont réunis dans l'espace de travail de l'appel d'offres.
Les spécialistes voient la source
Clauses et exigences signalées renvoient à leur source, pour que juristes, ingénieurs et responsables commerciaux revoient la formulation d'origine.
L'effort va aux appels d'offres choisis
La préparation de la réponse commence après la décision, pas avant.
Des décisions que d'autres peuvent suivre
Une décision consignée avec ses raisons aide l'équipe suivante lorsqu'un appel d'offres similaire se présente.
Questions
Décisions Go/No-Go
vos questions, nos réponses.
Bid/no-bid et Go/No-Go, est-ce la même chose ?
Oui, les deux désignent la décision de répondre ou non à un appel d'offres. Les pages produit de TenderGenie emploient Go/No-Go ; la revue qu'il accompagne est la même.
TenderGenie prend-il la décision Go/No-Go ?
Non, TenderGenie organise les éléments : pertinence, exigences extraites, manques d'éligibilité, alertes de risque, historique des attributions et enseignements consignés. Votre équipe pèse ces éléments au regard de sa capacité et de sa stratégie, puis prend et consigne la décision.
Quand faut-il prendre la décision Go/No-Go ?
Le plus tôt possible au vu des éléments : après la lecture du dossier et la vérification de l'éligibilité, et avant d'engager un effort important dans la réponse. Certaines équipes prennent d'abord une décision provisoire, puis la confirment une fois les demandes de précision traitées.
Et si les éléments sont incomplets ?
Consignez ce qui est connu et ce qui ne l'est pas. Une décision conditionnelle, comme répondre sous réserve de la réponse de l'acheteur à une demande de précision, vaut mieux qu'une hypothèse non consignée. Les questions ouvertes peuvent être attribuées aux bonnes personnes dans l'espace de travail de l'appel d'offres.
L'historique des attributions peut-il dire si nous allons gagner ?
Non, il montre qui a répondu à des marchés similaires et les a remportés. Acheteurs, exigences et concurrents évoluent : traitez-le comme un contexte, à côté de l'éligibilité, des risques et de la capacité.
Qui doit participer à la décision ?
Le plus souvent le bid manager, les ventes, l'ingénierie, le service contrats et la finance, avec le juridique pour les risques contractuels et la direction pour la validation. Le bon groupe dépend de la taille et du risque de l'appel d'offres.
Conformité et risques
Vérifiez l'éligibilité, cartographiez les obligations et revoyez les alertes de risque avant de décider.
Découvrir la solutionAnalyse concurrentielle
Ajoutez l'historique des attributions et les soumissionnaires récurrents à la discussion.
Découvrir la solutionBibliothèque de réponses
Intégrez à la revue les enseignements d'appels d'offres antérieurs pour le même client.
Découvrir la solutionAnalyse d'éligibilité aux appels d'offres
Comparez les critères TQ/PQ à vos références et justificatifs avant d'investir dans une réponse.
Lire le cas d'usageMatrice de conformité
Transformez le DCE en une liste d'exigences reliées à leur source, avec un responsable et une position pour chacune.
Lire le cas d'usageEn contexte : décisions go/no-go
Parcourez « décisions go/no-go »
avec vos propres appels d'offres.
Une démo peut suivre ce processus avec le type d'appel d'offres que traite votre équipe, à partir de documents non sensibles approuvés pour un partage.