Zastosowanie
Decyzja go/no-go w przetargu oparta na dowodach
Dla kierowników zespołów ofertowych, dyrektorów sprzedaży i zarządu, którzy decydują, w których przetargach startować
Decyzja go/no-go w przetargu to moment, w którym firma przeznacza czas i pieniądze na przygotowanie oferty albo świadomie z tego rezygnuje. Zwykle podejmuje ją kierownik zespołu ofertowego z udziałem działów sprzedaży, technicznego, handlowego i zarządu. Jest trudna, ponieważ dowody kryją się w obszernych dokumentach i w głowach różnych osób, często na kilka dni przed terminem składania ofert. TenderGenie zbiera te dowody w przestrzeni roboczej przetargu: trafność, warunki udziału, zobowiązania, sygnały ryzyka, historię rozstrzygnięć i zapisane wnioski. Sama decyzja pozostaje w rękach Państwa zespołu.
Czym jest decyzja go/no-go w przetargu?
Decyzja go/no-go, nazywana też decyzją bid/no-bid, to udokumentowany wybór, czy startować w przetargu. Uwzględnia, czy zamówienie pasuje do profilu firmy, czy organizacja spełnia warunki udziału, do czego zobowiązywałaby ją umowa, jakie są ryzyka handlowe i wykonawcze, jaka jest konkurencja oraz czy zespół zdąży przygotować zgodną ofertę.
Problem
Decyzje o udziale zapadają często
na podstawie niepełnych informacji.
- 01
Rozpęd zastępuje analizę
Gdy przetarg wygląda atrakcyjnie, prace ruszają, zanim ktoś sprawdzi warunki udziału i ryzyko.
- 02
Dowody są rozproszone
Notatki o warunkach udziału, zastrzeżenia do postanowień i opinie o cenie są u różnych osób i rzadko widać je razem.
- 03
Możliwości są zakładane
Przetarg może być do wygrania, a mimo to niewłaściwy, jeśli zespół nie zdąży przygotować zgodnej oferty obok innych postępowań.
- 04
Uzasadnienia giną
Bez zapisu kolejny zespół nie wie, dlaczego w podobnym przetargu złożono ofertę lub z niego zrezygnowano.
Jak przebiega proces
Proces decyzji go/no-go,
od wyboru przetargu do zapisanej decyzji.
Nie każdy przetarg wymaga wszystkich kroków. Małe zamówienie powtarzalne i duży pakiet EPC zasługują na analizę o różnej głębokości.
- Krok 01
Potwierdzenie trafności
Moduł Wyszukiwanie przetargów ocenia trafność zamówienia względem Państwa kategorii. Wysoka ocena oznacza, że przetarg warto przeczytać, a nie, że warto złożyć w nim ofertę.
- Krok 02
Zrozumienie wymagań
Moduł Analiza dokumentacji wydobywa zakres, specyfikacje, postanowienia i wymagania dotyczące złożenia oferty, z odniesieniami do źródeł.
- Krok 03
Sprawdzenie warunków udziału
Kryteria TQ/PQ są porównywane z referencjami i dokumentami firmy, a luki wymagające dowodów lub partnera zostają odnotowane.
- Krok 04
Ocena zobowiązań i ryzyka
Moduł Ocena ryzyka i warunków udziału wiąże zobowiązania z postanowieniami źródłowymi i oznacza ryzyka według kategorii, każde z opisem wpływu i rekomendowanym działaniem dla weryfikujących.
- Krok 05
Kontekst rynkowy
Moduł Analiza konkurencji pokazuje historię rozstrzygnięć i wykonawców często startujących w podobnych zamówieniach. Baza wiedzy ofertowej pokazuje wnioski zapisane przy wcześniejszych przetargach tego samego zamawiającego.
- Krok 06
Decyzja i jej zapis
Osoby decyzyjne ważą dowody w świetle możliwości i strategii, a decyzja wraz z uzasadnieniem zostaje zapisana w przestrzeni roboczej przetargu.
Funkcje TenderGenie, które się tu przydają
Funkcje, które zasilają
decyzję go/no-go.
Wyszukiwanie przetargów
Ocenia trafność zamówień względem Państwa kategorii, aby analiza zaczynała się od przetargów wartych przeczytania.
Analiza dokumentacji
Wydobywa zakres, specyfikacje, postanowienia i wymagania dotyczące złożenia oferty, od których zależy decyzja, z odniesieniami do źródeł.
Ocena ryzyka i warunków udziału
Sprawdza warunki udziału, wiąże zobowiązania z postanowieniami źródłowymi i oznacza ryzyka według kategorii, z opisem wpływu i rekomendowanym działaniem.
Analiza konkurencji
Dodaje kontekst: historię rozstrzygnięć, wykonawców często startujących w przetargach i sygnały cenowe z dostępnych informacji o wynikach postępowań.
Baza wiedzy ofertowej
Pokazuje wnioski zapisane przy danym zamawiającym lub wcześniejszych przetargach, wraz z osobą, która dodała każdy z nich.
Współpraca zespołu ofertowego
Przydziela pytania wyjaśniające i weryfikacje właściwym osobom oraz przechowuje akceptacje i ścieżkę audytu w przestrzeni roboczej przetargu.
Program, weryfikacja i decyzja
W czym pomaga TenderGenie,
a gdzie decyzja należy do Państwa.
TenderGenie wykonuje
- Ocenia trafność zamówień
- Wydobywa wymagania i postanowienia wraz ze źródłami
- Oznacza ryzyka z opisem wpływu i rekomendowanym działaniem
- Pokazuje historię rozstrzygnięć i zapisane wnioski
Państwa zespół weryfikuje
- Oznaczone postanowienia, w razie potrzeby z udziałem prawnika
- Harmonogramy dostaw i wykonalność techniczna
- Pozycja cenowa i warunki handlowe
- Możliwości zespołu wobec innych trwających postępowań
Decyzja pozostaje po stronie ludzi
- Czy złożyć ofertę, złożyć ją z odstępstwami, czy zrezygnować
- Które ryzyka są akceptowalne
- Kto zatwierdza decyzję
Lista kontrolna
Pytania, na które decyzja go/no-go
powinna odpowiedzieć.
Ogólne ramy. Wagę każdego pytania warto dostosować do specyfiki firmy; nie istnieje uniwersalna formuła punktacji.
- Dopasowanie
- Czy zakres odpowiada temu, co dostarczamy i czego chcemy sprzedawać więcej?
- Warunki udziału
- Czy spełniamy kryteria TQ/PQ albo czy zdążymy uzupełnić luki?
- Zobowiązania
- Czy możemy zaakceptować warunki dostawy, badań, odpowiedzialności i płatności, czy potrzebne byłyby odstępstwa?
- Ryzyko
- Które z oznaczonych ryzyk mogłyby wpłynąć na marżę, harmonogram lub reputację, jeśli wygramy?
- Konkurencja
- Kto składał oferty i wygrywał w podobnych zamówieniach i co to mówi o naszej pozycji?
- Możliwości
- Czy zdążymy przygotować zgodną ofertę w terminie, obok pozostałych zobowiązań?
Scenariusz przykładowy
Decyzje go/no-go
w praktyce.
Przykład wykorzystania procesu. Nie jest to studium przypadku klienta, a zdjęcie ma charakter poglądowy.
Rezygnacja z dużego przetargu z zapisanym uzasadnieniem
Generalny wykonawca EPC wybiera pakiet instalacji procesowej z wysoką oceną trafności. Przestrzeń robocza przetargu pokazuje, że zespół spełnia kryteria PQ, ale moduł Ocena ryzyka i warunków udziału oznacza nieograniczoną odpowiedzialność za integrację oraz kary umowne powiązane z napiętym terminem rozruchu. Moduł Analiza konkurencji pokazuje, że ostatnie zamówienia tego zamawiającego trafiały do wykonawców z lokalnym zakładem prefabrykacji, a Baza wiedzy ofertowej zawiera wniosek z wcześniejszego przetargu dotyczący trybu odbiorów u tego samego zamawiającego. Dział prawny potwierdza interpretację odpowiedzialności na podstawie postanowienia źródłowego. Zarząd decyduje, że w tej rundzie firma nie złoży oferty, a uzasadnienie zostaje zapisane na potrzeby kolejnego przetargu tego zamawiającego.
Korzyści
Co decyzja oparta na dowodach
zmienia dla zespołu ofertowego.
Jeden widok dowodów
Trafność, warunki udziału, zobowiązania, ryzyka i kontekst rynkowy są razem w przestrzeni roboczej przetargu.
Specjaliści widzą źródło
Oznaczone postanowienia i wymagania prowadzą do źródła, więc dział prawny, techniczny i handlowy weryfikują oryginalne brzmienie.
Wysiłek trafia do wybranych przetargów
Przygotowanie oferty zaczyna się po decyzji, a nie przed nią.
Decyzje zrozumiałe dla innych
Zapisana decyzja z uzasadnieniem pomaga kolejnemu zespołowi, gdy pojawi się podobny przetarg.
Pytania
Decyzje go/no-go
pytania i odpowiedzi.
Czy bid/no-bid to to samo co go/no-go?
Tak, oba terminy opisują decyzję, czy startować w przetargu. Strony produktowe TenderGenie używają określenia go/no-go; wspierana analiza jest taka sama.
Czy TenderGenie podejmuje decyzję go/no-go?
Nie. TenderGenie porządkuje dowody: trafność, wydobyte wymagania, luki w warunkach udziału, sygnały ryzyka, historię rozstrzygnięć i zapisane wnioski. Państwa zespół waży te dowody w świetle możliwości i strategii, a następnie podejmuje i zapisuje decyzję.
Kiedy należy podjąć decyzję go/no-go?
Tak wcześnie, jak pozwalają na to dowody: po przeczytaniu dokumentacji i sprawdzeniu warunków udziału, a przed zaangażowaniem znaczących zasobów w ofertę. Niektóre zespoły najpierw podejmują decyzję wstępną i potwierdzają ją po uzyskaniu odpowiedzi na pytania do SWZ.
Co zrobić, gdy dowody są niepełne?
Należy zapisać, co wiadomo, a czego nie. Decyzja warunkowa, np. złożenie oferty pod warunkiem uzyskania odpowiedzi na pytanie wyjaśniające, jest lepsza niż niezapisane założenie. Otwarte pytania można przydzielić właściwym osobom w przestrzeni roboczej przetargu.
Czy historia rozstrzygnięć powie nam, czy wygramy?
Nie. Pokazuje, kto wcześniej składał oferty i wygrywał w podobnych zamówieniach. Zamawiający, wymagania i konkurenci się zmieniają, dlatego należy ją traktować jako kontekst obok warunków udziału, ryzyka i możliwości zespołu.
Kto powinien uczestniczyć w decyzji go/no-go?
Zwykle kierownik zespołu ofertowego, dział sprzedaży, techniczny, handlowy i finansowy, z udziałem prawnika przy ryzykach umownych i zarządu przy zatwierdzaniu. Właściwy skład zależy od wielkości przetargu i poziomu ryzyka.
Ocena ryzyka i warunków udziału
Sprawdzenie warunków udziału, mapowanie zobowiązań i przegląd sygnałów ryzyka przed decyzją.
Poznaj rozwiązanieAnaliza konkurencji
Historia rozstrzygnięć i wykonawcy często startujący w przetargach jako element dyskusji.
Poznaj rozwiązanieBaza wiedzy ofertowej
Wnioski z wcześniejszych przetargów tego samego zamawiającego włączone do analizy.
Poznaj rozwiązanieOcena warunków udziału w postępowaniu
Porównanie kryteriów TQ/PQ z referencjami i dowodami firmy, zanim zespół zainwestuje w przygotowanie oferty.
Czytaj więcejMacierz zgodności oferty
Dokumentacja przetargowa zamieniona w listę wymagań powiązanych ze źródłem, z osobami odpowiedzialnymi i stanowiskiem wobec każdego z nich.
Czytaj więcejW praktyce: decyzje go/no-go
Zadanie „decyzje go/no-go”
na Państwa przetargach.
Prezentacja może przejść przez ten proces na przetargu podobnym do tych, którymi zajmuje się Państwa zespół, z użyciem niepoufnych materiałów zatwierdzonych do udostępnienia.