Anwendungsfall
Bid/No-Bid-Entscheidungen bei Ausschreibungen auf Basis von Belegen
Für Bid-Manager, Vertriebsleitungen und Geschäftsführung, die entscheiden, welche Ausschreibungen verfolgt werden
Eine Bid/No-Bid-Entscheidung ist der Moment, in dem ein Unternehmen Zeit und Geld in ein Angebot investiert oder sich bewusst dagegen entscheidet. Meist trifft sie der Bid-Manager mit Beiträgen aus Vertrieb, Technik, kaufmännischer Leitung und Geschäftsführung. Schwierig ist sie, weil die Belege in umfangreichen Unterlagen und in den Köpfen verschiedener Personen stecken, oft nur Tage vor der Angebotsfrist. TenderGenie führt diese Belege im Ausschreibungs-Workspace zusammen: Relevanz, Eignung, Verpflichtungen, Risikomarkierungen, Zuschlagshistorie und dokumentierte Erkenntnisse. Die Entscheidung selbst bleibt bei Ihrem Team.
Was ist eine Bid/No-Bid-Entscheidung?
Eine Bid/No-Bid-Entscheidung, auch Go/No-Go-Entscheidung genannt, ist die dokumentierte Wahl, eine Ausschreibung zu verfolgen oder nicht. Sie wägt ab, ob die Chance zum Unternehmen passt, ob die Eignung gegeben ist, wozu der Vertrag verpflichten würde, welche kaufmännischen und Lieferrisiken bestehen, wie der Wettbewerb aussieht und ob das Team rechtzeitig ein konformes Angebot erstellen kann.
Das Problem
Angebotsentscheidungen fallen oft
auf Basis unvollständiger Informationen.
- 01
Schwung ersetzt Prüfung
Sobald eine Ausschreibung attraktiv wirkt, beginnt die Arbeit, bevor Eignung und Risiko geprüft sind.
- 02
Belege sind verstreut
Notizen zur Eignung, Bedenken zu Klauseln und Preiseinschätzungen liegen bei verschiedenen Personen und werden selten zusammen betrachtet.
- 03
Kapazität wird vorausgesetzt
Eine Ausschreibung kann gewinnbar und trotzdem die falsche sein, wenn das Team neben anderen Angeboten kein konformes Angebot schafft.
- 04
Die Gründe gehen verloren
Ohne Dokumentation sieht das nächste Team nicht, warum eine ähnliche Ausschreibung verfolgt oder abgelehnt wurde.
So funktioniert der Ablauf
Ein Bid/No-Bid-Ablauf,
von der Vorauswahl zur dokumentierten Entscheidung.
Nicht jede Ausschreibung braucht jeden Schritt. Ein kleiner Folgeauftrag und ein großes EPC-Paket verdienen unterschiedlich tiefe Prüfungen.
- Schritt 01
Relevanz bestätigen
Die Ausschreibungssuche bewertet die Relevanz für Ihre Kategorien. Eine hohe Bewertung heißt, dass die Ausschreibung lesenswert ist, nicht, dass sich ein Angebot lohnt.
- Schritt 02
Die Anforderungen verstehen
Die Dokumentenanalyse holt Leistungsumfang, Spezifikationen, Klauseln und Abgabeanforderungen heraus, mit Quellenverweisen.
- Schritt 03
Eignung prüfen
Gleichen Sie die TQ/PQ-Kriterien mit Ihren Nachweisen und Dokumenten ab und notieren Sie Lücken, die Nachweise oder einen Partner erfordern.
- Schritt 04
Verpflichtungen und Risiken abwägen
Die Eignungs- & Risikoprüfung ordnet Verpflichtungen ihren Quellklauseln zu und markiert Risiken nach Kategorie, jeweils mit Auswirkung und empfohlener Maßnahme für die Prüfenden.
- Schritt 05
Marktkontext ergänzen
Die Wettbewerbsanalyse zeigt Zuschlagshistorie und häufige Bieter für vergleichbare Leistungen. Das Angebotswissen zeigt Erkenntnisse aus früheren Ausschreibungen desselben Kunden.
- Schritt 06
Entscheiden und dokumentieren
Die Entscheider wägen die Belege gegen Kapazität und Strategie ab, und Entscheidung und Begründung werden im Ausschreibungs-Workspace festgehalten.
Relevante TenderGenie Funktionen
Funktionen, die
in die Bid/No-Bid-Prüfung einfließen.
Ausschreibungssuche
Bewertet Ausschreibungen nach Relevanz für Ihre Kategorien, damit die Prüfung mit lesenswerten Ausschreibungen beginnt.
Dokumentenanalyse
Holt Leistungsumfang, Spezifikationen, Klauseln und Abgabeanforderungen heraus, von denen die Entscheidung abhängt, mit Quellenverweisen.
Eignungs- & Risikoprüfung
Prüft die Eignung, ordnet Verpflichtungen den Quellklauseln zu und markiert Risiken nach Kategorie mit Auswirkung und empfohlener Maßnahme.
Wettbewerbsanalyse
Ergänzt Zuschlagshistorie, häufige Bieter und Preissignale aus verfügbaren Zuschlagsdaten als Kontext.
Angebotswissen
Zeigt Erkenntnisse zum Kunden oder zu früheren Ausschreibungen, jeweils mit der Person, die sie erfasst hat.
Zusammenarbeit im Bid-Team
Weist Klärungsfragen und Prüfungen den richtigen Personen zu und hält Freigaben und Audit-Trail im Ausschreibungs-Workspace.
Produkt, Prüfung und Entscheidung
Wo TenderGenie hilft,
und wo die Entscheidung bei Ihnen liegt.
TenderGenie übernimmt
- Bewertet Ausschreibungen nach Relevanz
- Holt Anforderungen und Klauseln mit Quellen heraus
- Markiert Risiken mit Auswirkung und empfohlener Maßnahme
- Zeigt Zuschlagshistorie und dokumentierte Erkenntnisse
Ihr Team prüft
- Markierte Klauseln, bei Bedarf mit der Rechtsabteilung
- Liefertermine und technische Machbarkeit
- Preisposition und kaufmännische Bedingungen
- Kapazität neben anderen laufenden Angeboten
Bleibt eine menschliche Entscheidung
- Ob Sie anbieten, mit Abweichungen anbieten oder verzichten
- Welche Risiken akzeptabel sind
- Wer die Entscheidung freigibt
Checkliste
Fragen, die eine Bid/No-Bid-Prüfung
beantworten sollte.
Ein allgemeiner Rahmen. Gewichten Sie jede Frage passend zu Ihrem Unternehmen; eine allgemeingültige Bewertungsformel gibt es nicht.
- Passung
- Passt der Leistungsumfang zu dem, was wir liefern und stärker verkaufen wollen?
- Eignung
- Erfüllen wir die TQ/PQ-Kriterien, oder können wir die Lücken rechtzeitig schließen?
- Verpflichtungen
- Können wir Liefer-, Prüf-, Haftungs- und Zahlungsbedingungen akzeptieren, oder bräuchten wir Abweichungen?
- Risiko
- Welche markierten Risiken könnten Marge, Termine oder Ruf beeinträchtigen, wenn wir den Zuschlag erhalten?
- Wettbewerb
- Wer hat für vergleichbare Leistungen angeboten und den Zuschlag erhalten, und was sagt das über unsere Position?
- Kapazität
- Können wir neben unseren anderen Verpflichtungen bis zur Angebotsfrist ein konformes Angebot erstellen?
Beispielszenario
Bid/No-Bid-Entscheidungen
in der Praxis.
Ein Beispiel, wie der Ablauf genutzt werden kann. Es ist keine Kundenfallstudie, und das Foto dient nur der Illustration.
Eine große Ausschreibung abgelehnt, mit dokumentierten Gründen
Ein EPC-Unternehmen merkt ein Paket für eine Prozessanlage mit hoher Relevanzbewertung vor. Der Ausschreibungs-Workspace zeigt, dass das Team die PQ-Kriterien erfüllt, doch die Eignungs- & Risikoprüfung markiert eine unbegrenzte Haftung für die Integration und Vertragsstrafen, die an einen knappen Inbetriebnahmetermin gebunden sind. Die Wettbewerbsanalyse zeigt, dass die jüngsten Zuschläge dieses Auftraggebers an Bieter mit eigener Fertigung vor Ort gingen, und das Angebotswissen enthält eine Erkenntnis aus einer früheren Ausschreibung zum Abnahmeregime desselben Auftraggebers. Die Rechtsabteilung bestätigt die Auslegung der Haftung anhand der Quellklausel. Die Geschäftsführung entscheidet, in dieser Runde nicht anzubieten, und die Gründe werden für die nächste Ausschreibung dieses Auftraggebers dokumentiert.
Nutzen
Was eine belegbasierte Entscheidung
für das Bid-Team ändert.
Eine Sicht auf alle Belege
Relevanz, Eignung, Verpflichtungen, Risiken und Marktkontext liegen gemeinsam im Ausschreibungs-Workspace.
Fachleute sehen die Quelle
Markierte Klauseln und Anforderungen verweisen auf ihre Quelle, sodass Recht, Technik und kaufmännische Leitung den Originalwortlaut prüfen.
Aufwand fließt in ausgewählte Ausschreibungen
Die Arbeit am Angebot beginnt nach der Entscheidung, nicht davor.
Nachvollziehbare Entscheidungen
Eine dokumentierte Entscheidung mit Begründung hilft dem nächsten Team, wenn eine ähnliche Ausschreibung erscheint.
Fragen
Bid/No-Bid-Entscheidungen
Fragen und Antworten.
Ist Bid/No-Bid dasselbe wie Go/No-Go?
Ja, beide Begriffe beschreiben die Entscheidung, eine Ausschreibung zu verfolgen oder nicht. Die Produktseiten von TenderGenie verwenden Go/No-Go; die unterstützte Prüfung ist dieselbe.
Trifft TenderGenie die Bid/No-Bid-Entscheidung?
Nein. TenderGenie ordnet die Belege: Relevanz, extrahierte Anforderungen, Eignungslücken, Risikomarkierungen, Zuschlagshistorie und dokumentierte Erkenntnisse. Ihr Team wägt diese Belege gegen Kapazität und Strategie ab und trifft und dokumentiert die Entscheidung.
Wann sollte die Bid/No-Bid-Entscheidung fallen?
So früh, wie es die Beleglage erlaubt: nachdem die Unterlagen gelesen und die Eignung geprüft ist und bevor nennenswerter Aufwand in das Angebot fließt. Manche Teams treffen zunächst eine vorläufige Entscheidung und bestätigen sie, sobald die Bieterfragen beantwortet sind.
Was, wenn die Belege unvollständig sind?
Dokumentieren Sie, was bekannt ist und was nicht. Eine bedingte Entscheidung, etwa ein Angebot vorbehaltlich der Antwort auf eine Bieterfrage, ist besser als eine undokumentierte Annahme. Offene Fragen lassen sich im Ausschreibungs-Workspace den richtigen Personen zuweisen.
Verrät die Zuschlagshistorie, ob wir gewinnen?
Nein. Sie zeigt, wer bisher für vergleichbare Leistungen angeboten und den Zuschlag erhalten hat. Da sich Auftraggeber, Anforderungen und Wettbewerber ändern, ist sie Kontext neben Eignung, Risiko und Kapazität.
Wer sollte an der Entscheidung beteiligt sein?
In der Regel Bid-Manager, Vertrieb, Technik, kaufmännische Leitung und Finanzen, dazu die Rechtsabteilung bei Vertragsrisiken und die Geschäftsführung zur Freigabe. Die passende Runde hängt von Größe und Risiko der Ausschreibung ab.
Eignungs- & Risikoprüfung
Eignung prüfen, Verpflichtungen erfassen und Risikomarkierungen vor der Entscheidung prüfen.
Lösung entdeckenWettbewerbsanalyse
Zuschlagshistorie und häufige Bieter in die Diskussion einbringen.
Lösung entdeckenAngebotswissen
Erkenntnisse aus früheren Ausschreibungen desselben Kunden in die Prüfung einbringen.
Lösung entdeckenEignungsprüfung
TQ/PQ-Kriterien mit Ihren Nachweisen und Belegen abgleichen, bevor Sie in ein Angebot investieren.
Zum AnwendungsfallCompliance-Matrix
Machen Sie aus den Vergabeunterlagen eine quellenverknüpfte Anforderungsliste mit Verantwortlichen und einer Position je Punkt.
Zum AnwendungsfallBid/No-Bid-Entscheidungen im Kontext erleben
Bid/No-Bid-Entscheidungen durchspielen
mit Ihren eigenen Ausschreibungen.
Eine Demo kann diesem Ablauf mit der Art von Ausschreibung folgen, die Ihr Team bearbeitet, und nutzt dafür unkritisches, zur Weitergabe freigegebenes Material.