Anwendungsfall
Eignungskriterien prüfen und die TQ/PQ-Eignung bewerten
Für Bid-Manager, Ingenieure und kaufmännische Leitungen, die prüfen, ob das Unternehmen die Eignung erfüllt
Eignungskriterien prüfen ist der Schritt, den ein Bid-Team geht, bevor es in ein Angebot investiert: Erfüllt das Unternehmen die Kriterien zur technischen Qualifikation (TQ) und zur Präqualifikation (PQ), die der Auftraggeber festgelegt hat? Meist führt der Bid-Manager diese Prüfung, mit Beiträgen aus Technik, Qualität, Finanzen und kaufmännischer Leitung. Schwierig ist sie, weil die Kriterien über Bekanntmachung, Bände und Anlagen verstreut sind. TenderGenie holt diese Kriterien aus den Vergabeunterlagen, gleicht sie mit den Nachweisen und Dokumenten Ihres Unternehmens ab und zeigt die Lücken, die Ihr Team prüft.
Was ist eine Eignungsprüfung bei Ausschreibungen?
Eine Eignungsprüfung bei Ausschreibungen ist der Abgleich der Eignungskriterien mit dem, was Ihr Unternehmen nachweisen kann: Erfahrung mit vergleichbaren Aufträgen, technische Leistungsfähigkeit, Zertifizierungen, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und die Unterlagen, die der Auftraggeber verlangt. Die technische Qualifikation (TQ) betrifft die Frage, ob Sie liefern können, was gefordert ist; die Präqualifikation (PQ) betrifft die Frage, ob Sie überhaupt anbieten dürfen. Das Ergebnis zeigt, welche Kriterien erfüllt sind, welche noch Nachweise brauchen und welche nicht erfüllbar sind, sodass das Team über das weitere Vorgehen entscheiden kann.
Das Problem
Eignungskriterien stehen
selten an einer Stelle.
- 01
Die Kriterien sind über die Unterlagen verteilt
Referenzanforderungen stehen in der Bekanntmachung, technische Kriterien in einer Spezifikation und geforderte Unterlagen in einer Anlage.
- 02
Nachweise liegen in verschiedenen Teams
Projektreferenzen, Zertifikate, Jahresabschlüsse und Prüfberichte liegen bei verschiedenen Personen in verschiedenen Ordnern.
- 03
Der Wortlaut setzt die Messlatte
Formulierungen wie vergleichbare Leistung, innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgeschlossen oder Auftragswert je Einzelauftrag entscheiden, ob eine Referenz zählt, und werden leicht zu großzügig gelesen.
- 04
Lücken zeigen sich spät
Ein fehlendes Zertifikat oder eine Referenzlücke, die erst bei der Angebotserstellung auffällt, entwertet die bereits investierte Arbeit.
So funktioniert der Ablauf
So läuft eine TQ/PQ-Eignungsprüfung,
Schritt für Schritt.
Passen Sie den Ablauf an die Ausschreibung an. Manche Auftraggeber führen die Präqualifikation als eigene Stufe durch, bevor sie zur Angebotsabgabe auffordern.
- Schritt 01
Ausschreibung vormerken
Übernehmen Sie eine relevante Ausschreibung aus der Suche in einen Ausschreibungs-Workspace, damit alle Unterlagen an einem Ort liegen.
- Schritt 02
Kriterien herausarbeiten
Die Dokumentenanalyse extrahiert Eignungskriterien, geforderte Unterlagen und technische Anforderungen, jeweils mit Verweis auf die Quellseite.
- Schritt 03
Technische Eignung prüfen
Ingenieure gleichen Spezifikationen, Zeichnungen und Datenblätter mit dem Lieferprogramm ab. Gehören Zeichnungen zu den Unterlagen, erstellt die Zeichnungs- & LV-Analyse Positionen für diese Prüfung.
- Schritt 04
Mit Ihren Nachweisen abgleichen
Die Eignungs- & Risikoprüfung gleicht die TQ/PQ-Kriterien mit den Nachweisen und Dokumenten Ihres Unternehmens ab und zeigt, welche geforderten Unterlagen bereits vorliegen.
- Schritt 05
Lücken schließen
Für jedes nicht erfüllte oder unklare Kriterium entscheidet das Team, ob es Nachweise beschafft, eine Bieterfrage stellt, einen Partner einbindet oder abbricht.
- Schritt 06
Ergebnis festhalten
Die Eignungsbewertung fließt in die Bid/No-Bid-Entscheidung ein und bleibt im Ausschreibungs-Workspace nachvollziehbar.
Relevante TenderGenie Funktionen
Die Funktionen hinter
einer Eignungsprüfung.
Dokumentenanalyse
Extrahiert Eignungskriterien, Leistungsumfang und geforderte Unterlagen aus PDF-, DWG-, XLS- und DOC-Dateien, mit Quellenverweis für jedes Ergebnis.
Eignungs- & Risikoprüfung
Gleicht TQ/PQ-Kriterien mit den Nachweisen und Dokumenten Ihres Unternehmens ab und hebt Lücken hervor, die Nachweise oder einen Partner erfordern.
Zeichnungs- & LV-Analyse
Erstellt Stücklisten- und LV-Positionen aus technischen Zeichnungen, damit Ingenieure die technische Eignung anhand der Ausschreibung prüfen können.
Angebotswissen
Hält frühere Ausschreibungen, freigegebene Nachweise und Belege verfügbar, damit sich frühere Projektreferenzen finden und prüfen lassen.
Produkt, Prüfung und Entscheidung
Was TenderGenie leistet,
und was die Eignungsprüfung von Menschen braucht.
TenderGenie übernimmt
- Holt Eignungskriterien aus den Vergabeunterlagen
- Hält für jedes Kriterium einen Quellenverweis fest
- Gleicht Kriterien mit Ihren Nachweisen und Dokumenten ab
- Zeigt, welche geforderten Unterlagen bereits vorliegen
Ihr Team prüft
- Ob jede Referenz den genauen Wortlaut erfüllt
- Zertifikate auf Gültigkeit und Geltungsbereich
- Finanzkennzahlen nach den Definitionen des Auftraggebers
- Die technische Eignung, gemeinsam mit der Technik
Bleibt eine menschliche Entscheidung
- Ob das Unternehmen geeignet ist
- Ob ein Partner oder eine Bieterfrage nötig ist
- Ob es mit der Bid/No-Bid-Prüfung weitergeht
Checkliste
Kriterien, die eine TQ/PQ-Prüfung
meist umfasst.
Eine allgemeine Checkliste. Welche Kriterien gelten und wie sie gemessen werden, legt die jeweilige Ausschreibung fest.
- Erfahrung
- Abgeschlossene Projekte oder Lieferungen vergleichbarer Art, Größe oder Höhe innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
- Technische Leistungsfähigkeit
- Die Fähigkeit, die Spezifikation zu erfüllen, einschließlich Produktprogramm, Auslegungsnormen und Prüfungen.
- Zertifizierungen und Zulassungen
- Qualitäts-, Sicherheits- oder Produktzertifizierungen sowie Registrierungen beim Auftraggeber oder als Lieferant, soweit die Ausschreibung sie verlangt.
- Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
- Umsatz, Eigenkapital oder andere finanzielle Schwellenwerte, wie die Ausschreibung sie definiert.
- Rechtliche und administrative Unterlagen
- Registrierungen, Eigenerklärungen und Formblätter, die der Auftraggeber von jedem Bieter verlangt.
- Kapazität und Präsenz
- Fertigungs-, Service- oder Baustellenkapazität sowie eine Präsenz vor Ort, wo die Ausschreibung sie verlangt.
Beispielszenario
Eignungsprüfung
in der Praxis.
Ein Beispiel, wie der Ablauf genutzt werden kann. Es ist keine Kundenfallstudie, und das Foto dient nur der Illustration.
Ein Referenzkriterium, das genauer gelesen werden musste
Ein Apparatebauer merkt eine Ausschreibung für Wärmetauscher vor. Die Dokumentenanalyse holt die PQ-Kriterien heraus, darunter eine Referenzanforderung für vergleichbare Apparate, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums geliefert wurden, jeweils mit Quellseite. Die Eignungs- & Risikoprüfung zeigt, dass die meisten geforderten Unterlagen bereits im Unternehmen vorliegen, ein Zertifikat aber abgelaufen ist. Der Bid-Manager öffnet die Quellklausel und fragt die Technik, ob zwei frühere Projekte als vergleichbare Leistung gelten. Die Technik bestätigt eines davon, die Qualitätsleitung stößt die Erneuerung des Zertifikats an, und die Eignungsbewertung geht mit beiden Punkten in die Bid/No-Bid-Besprechung.
Nutzen
Was eine strukturierte Eignungsprüfung
dem Team bringt.
Frühere Klarheit
Eignungslücken zeigen sich, bevor Aufwand in das Angebot fließt.
Kriterien mit Quellen
Jedes Kriterium verweist auf seine Seite, sodass Prüfende den Originalwortlaut statt einer Umschreibung prüfen.
Nachweise in einer Ansicht
Nachweise und Dokumente werden im Ausschreibungs-Workspace mit den Kriterien abgeglichen statt über verschiedene Postfächer hinweg.
Eine klarere Grundlage für die Entscheidung
Die Bid/No-Bid-Prüfung beginnt mit einer dokumentierten Eignungsbewertung.
Fragen
Eignungsprüfung
Fragen und Antworten.
Was ist der Unterschied zwischen TQ und PQ?
TQ prüft, ob Sie liefern können, PQ prüft, ob Sie anbieten dürfen. Die technische Qualifikation (TQ) betrifft etwa Produktprogramm, Auslegungsnormen und Prüfungen. Die Präqualifikation (PQ) wird meist über Referenz-, Finanz- und administrative Kriterien geprüft. Manche Auftraggeber führen die PQ als eigene Stufe durch, bevor sie zur Angebotsabgabe auffordern.
Entscheidet TenderGenie, ob wir geeignet sind?
Nein. TenderGenie holt die Kriterien heraus, gleicht sie mit Ihren Nachweisen und Dokumenten ab und zeigt die Lücken. Ihr Team prüft jedes Kriterium am Originalwortlaut und entscheidet, ob das Unternehmen geeignet ist.
Welche Unterlagen sollten wir für Eignungsprüfungen bereithalten?
Halten Sie Projektreferenzen mit Leistungsumfang, Auftragswert und Fertigstellungsdatum, aktuelle Zertifikate, Jahresabschlüsse für die üblicherweise geforderten Zeiträume sowie Standardregistrierungen und Eigenerklärungen bereit. Wenn diese Unterlagen in Ihrem Unternehmensbestand aktuell sind, lässt sich jeder Abgleich schneller prüfen.
Was tun, wenn wir die meisten, aber nicht alle Kriterien erfüllen?
Prüfen Sie zuerst den genauen Wortlaut, denn ein Kriterium kann gleichwertige Nachweise oder eine Bieterfrage zulassen. Andernfalls bleiben meist ein Partner oder eine Bietergemeinschaft, sofern die Ausschreibung das erlaubt, oder der Verzicht auf ein Angebot. Dokumentieren Sie den Grund in jedem Fall.
Heißt geeignet zu sein, dass wir anbieten sollten?
Nein. Die Eignung sagt Ihnen, ob Sie anbieten können. Die Bid/No-Bid-Entscheidung berücksichtigt außerdem Verpflichtungen, Risiken, kaufmännische Bedingungen, Wettbewerb und Ihre Kapazität für das Angebot.
Dokumentenanalyse
Eignungskriterien und geforderte Unterlagen aus den Vergabeunterlagen extrahieren.
Lösung entdeckenEignungs- & Risikoprüfung
TQ/PQ-Kriterien mit Ihren Nachweisen abgleichen und die Lücken sehen.
Lösung entdeckenAngebotswissen
Frühere Projektreferenzen und freigegebene Nachweise zur Prüfung finden.
Lösung entdeckenBid/No-Bid-Entscheidungen
Relevanz, Eignung, Risiko und Marktkontext zusammenführen, bevor Sie sich für ein Angebot entscheiden.
Zum AnwendungsfallCompliance-Matrix
Machen Sie aus den Vergabeunterlagen eine quellenverknüpfte Anforderungsliste mit Verantwortlichen und einer Position je Punkt.
Zum AnwendungsfallEignungsprüfung im Kontext erleben
Eignungsprüfung durchspielen
mit Ihren eigenen Ausschreibungen.
Eine Demo kann diesem Ablauf mit der Art von Ausschreibung folgen, die Ihr Team bearbeitet, und nutzt dafür unkritisches, zur Weitergabe freigegebenes Material.