Anwendungsfall
Compliance-Matrix für Ausschreibungen aus den Vergabeunterlagen erstellen
Für Bid-Koordinatoren, Ingenieure und kaufmännische Leitungen, die für ein konformes Angebot verantwortlich sind
Eine Compliance-Matrix für Ausschreibungen listet jede Anforderung auf, die ein Angebot erfüllen muss, und hält fest, wie das Angebot sie erfüllt. Meist verantworten Bid-Koordinatoren die Matrix, während Technik, kaufmännische Leitung, Qualität und Recht ihre Abschnitte beantworten. Schwierig ist sie, weil die Anforderungen über Spezifikationen, Klauseln, Datenblätter und Anlagen verteilt sind und schon eine übersehene Pflichtanforderung dazu führen kann, dass ein Angebot nicht konform ist. TenderGenie extrahiert die Anforderungen aus allen Vergabeunterlagen mit Quellenverweisen, ordnet sie dem Angebot zu und hält Verantwortliche und offene Fragen im Ausschreibungs-Workspace.
Was ist eine Compliance-Matrix bei Ausschreibungen?
Eine Compliance-Matrix, auch Anforderungsmatrix oder Konformitätsliste genannt, ist eine Tabelle der Anforderungen einer Ausschreibung mit der Position des Bieters zu jeder einzelnen: erfüllt, erfüllt mit Klarstellung, Abweichung oder nicht zutreffend, dazu ein Verweis auf die Stelle im Angebot. Viele Auftraggeber geben eine eigene Vorlage vor, die dann das Format bestimmt. Sie unterscheidet sich von der Eignungsprüfung: Die Eignung beantwortet, ob Sie anbieten dürfen, die Matrix, ob Ihr Angebot erfüllt, was der Auftraggeber verlangt.
Das Problem
Anforderungen verstecken sich
in jedem Band der Unterlagen.
- 01
Anforderungen sind nicht gekennzeichnet
Pflichtanforderungen stehen in Fließtext, Tabellen und Datenblättern, und nur wenige sind für Sie nummeriert.
- 02
Bände verweisen aufeinander
Eine kaufmännische Klausel kann ändern, wie eine technische Anforderung zu erfüllen ist.
- 03
Zuständigkeiten sind unklar
Ohne Verantwortliche je Anforderung werden Punkte doppelt oder gar nicht beantwortet.
- 04
Änderungen verschieben das Ziel
Änderungen der Vergabeunterlagen und Antworten auf Bieterfragen ändern Anforderungen, nachdem die Matrix begonnen wurde.
So funktioniert der Ablauf
Von den Vergabeunterlagen
zur geprüften Compliance-Matrix.
Die Schritte beschreiben den Aufbau der Matrix mit TenderGenie. Gibt der Auftraggeber eine Vorlage vor, folgen Sie dieser.
- Schritt 01
Alle Unterlagen laden
Bringen Sie Spezifikationen, kaufmännische Bände, Datenblätter, Zeichnungen und Anlagen in einen Ausschreibungs-Workspace.
- Schritt 02
Anforderungen extrahieren
Die Dokumentenanalyse holt Spezifikationen, Leistungsumfang, Klauseln, Verpflichtungen und Datenblattanforderungen heraus, jeweils mit Verweis auf Dokument und Seite.
- Schritt 03
Anforderungsarten trennen
Sortieren Sie Pflichtanforderungen, Eignungskriterien, Vertragspflichten und Abgabeanforderungen, denn jede Art braucht andere Prüfende.
- Schritt 04
Verantwortliche zuweisen
Weisen Sie jede Gruppe über die Aufgabenzuweisung der Technik, der kaufmännischen Leitung, der Qualität oder der Rechtsabteilung zu, mit Fälligkeiten und Erinnerungen.
- Schritt 05
Position festhalten
Verantwortliche bestätigen die Konformität am Originalwortlaut, notieren Abweichungen und stellen bei Bedarf Bieterfragen.
- Schritt 06
Vor der Abgabe prüfen
Die Angebots-Checkliste und die Prüfungen der Abgabereife in der Angebotserstellung helfen zu bestätigen, dass das Angebot alles Nötige enthält.
Relevante TenderGenie Funktionen
Woher jede Anforderung kommt
und wohin sie geht.
Dokumentenanalyse
Extrahiert Anforderungen aus PDF-, DWG-, XLS- und DOC-Dateien, auch aus komplexen Datenblättern, und verknüpft jede mit ihrer Quellseite.
Eignungs- & Risikoprüfung
Konformitätsprüfungen ordnen Anforderungen dem Angebot zu, sodass Lücken früh sichtbar werden, und die Erfassung der Verpflichtungen verknüpft jede Verpflichtung mit ihrer Quellklausel.
Zusammenarbeit im Bid-Team
Aufgabenzuweisung, Erinnerungen an Fälligkeiten, Rückfragen und Freigaben halten Verantwortliche und Status jeder Anforderung sichtbar.
Angebotserstellung
Erstellt eine Angebots-Checkliste mit allem, was das Angebot enthalten muss, und unterstützt Prüfungen der Abgabereife, bevor Ihr Team abgibt.
Produkt, Prüfung und Entscheidung
Was die Plattform vorbereitet,
und was das Bid-Team bestätigt.
TenderGenie übernimmt
- Extrahiert Anforderungen aus PDF-, DWG-, XLS- und DOC-Dateien
- Verknüpft jede Anforderung mit ihrer Quellseite
- Ordnet Anforderungen über Konformitätsprüfungen dem Angebot zu
- Verfolgt Verantwortliche, Rückfragen und Freigaben
Ihr Team prüft
- Dass jede Anforderung der Unterlagen erfasst ist
- Die Konformitätsposition zu jeder Anforderung
- Abweichungen und die Formulierung von Bieterfragen
- Die Matrix im Abgleich mit der Vorlage des Auftraggebers
Bleibt eine menschliche Entscheidung
- Ob eine Abweichung erklärt wird
- Was mit dem Auftraggeber geklärt wird
- Die Freigabe des finalen Angebots
Checkliste
Spalten, die eine Compliance-Matrix
meist braucht.
Nutzen Sie die Vorlage des Auftraggebers, falls vorhanden. Andernfalls decken diese Spalten ab, worauf Prüfende und Wertende meist achten.
- Fundstelle der Anforderung
- Dokument, Abschnitt, Ziffer und Seite, damit jeder den Originalwortlaut findet.
- Wortlaut der Anforderung
- Die Anforderung wie geschrieben, nicht umschrieben.
- Art
- Pflicht-, Soll-, Eignungs-, Vertrags- oder Abgabeanforderung.
- Verantwortlich
- Die Person, die für die Antwort zuständig ist.
- Konformitätsposition
- Erfüllt, erfüllt mit Klarstellung, Abweichung oder nicht zutreffend.
- Verweis im Angebot
- Wo das Angebot die Anforderung behandelt, mit etwaiger Abweichung.
Beispielszenario
Compliance-Matrix
in der Praxis.
Ein Beispiel, wie der Ablauf genutzt werden kann. Es ist keine Kundenfallstudie, und das Foto dient nur der Illustration.
Eine Armaturen-Ausschreibung mit einer Anforderung im Datenblatt
Ein Armaturenhersteller erhält eine Ausschreibung mit technischer Spezifikation, einer Datenblatt-Arbeitsmappe und einem kaufmännischen Band. Die Dokumentenanalyse extrahiert die Anforderungen mit Quellenverweisen, darunter eine Fugitive-Emission-Prüfung, die nur im Datenblatt steht. Der Bid-Koordinator gruppiert die Anforderungen und weist die technischen Punkte der Technik, die Gewährleistungs- und Haftungsklauseln der kaufmännischen Leitung zu. Die Technik bestätigt die Konformität für die meisten Punkte und stellt eine Rückfrage zur Leckageklasse der Emissionsprüfung. Die Antwort führt zu einer erklärten Klarstellung in der Matrix, und vor der Abgabe gleicht das Team die Angebots-Checkliste mit dem zusammengestellten Angebot ab.
Nutzen
Was eine quellenverknüpfte Matrix
den Prüfenden bringt.
Abdeckung aller Unterlagen
Anforderungen werden aus jedem Dokumenttyp der Unterlagen extrahiert, nicht nur aus der Hauptspezifikation.
Nachvollziehbare Antworten
Jede Zeile verweist auf ihre Quelle, sodass Prüfende und Freigebende den Originalwortlaut prüfen.
Klare Zuständigkeiten
Jede Anforderungsgruppe hat Verantwortliche, eine Fälligkeit und einen Status.
Sichtbare Abgabereife
Offene Punkte und ausstehende Freigaben sind vor der Frist sichtbar, nicht erst an ihr.
Fragen
Compliance-Matrix
Fragen und Antworten.
Was ist der Unterschied zwischen Compliance-Matrix und Compliance-Prüfung?
Die Matrix ist das Dokument, die Prüfung ist die Arbeit daran. Die Matrix enthält die Anforderungen und Ihre Position zu jeder; die Compliance-Prüfung kontrolliert diese Position, einschließlich Verpflichtungen und Risiken. TenderGenie unterstützt beides mit der Dokumentenanalyse und der Eignungs- & Risikoprüfung.
Was, wenn der Auftraggeber eine Compliance-Vorlage vorgibt?
Verwenden Sie diese Vorlage, denn sie bestimmt das Format, das die Wertenden erwarten. Die von TenderGenie extrahierten Anforderungen mit ihren Quellenverweisen helfen dem Team zu prüfen, ob jede Zeile der Vorlage am Originalwortlaut beantwortet ist.
Erfasst die Extraktion jede Anforderung?
Betrachten Sie die Extraktion als Ausgangspunkt. Sie umfasst alle Unterlagen und behält Quellenverweise, doch Prüfende sollten die Vollständigkeit bestätigen, besonders bei Anforderungen in Tabellen, Zeichnungen oder Änderungen der Vergabeunterlagen.
Wie sollten Abweichungen behandelt werden?
Erklären Sie jede Abweichung klar, mit Begründung und nach Möglichkeit mit einer Alternative. Vertragsabweichungen sollten vor der Aufnahme von kaufmännischer Leitung oder Rechtsabteilung geprüft werden, und manche Auftraggeber lassen überhaupt keine Abweichungen zu.
Was ist zu tun, wenn eine Änderung der Vergabeunterlagen eine Anforderung ändert?
Fügen Sie die Änderung dem Ausschreibungs-Workspace hinzu, prüfen Sie, welche Anforderungen sie betrifft, und aktualisieren Sie die betroffenen Zeilen und Verantwortlichen. Versionskontrolle und Audit-Trail halten fest, was sich geändert hat und wer es freigegeben hat.
Heißt eine vollständige Matrix, dass das Angebot konform ist?
Nein. Sie bedeutet, dass zu jeder Anforderung eine Position festgehalten ist. Ob das Angebot jede Anforderung tatsächlich erfüllt, bestätigt Ihr Team vor der Abgabe.
Dokumentenanalyse
Anforderungen aus jeder Datei der Vergabeunterlagen extrahieren, mit Quellenverweisen.
Lösung entdeckenZusammenarbeit im Bid-Team
Anforderungsgruppen zuweisen, Rückfragen verfolgen und Freigaben dokumentieren.
Lösung entdeckenAngebotserstellung
Angebots-Checkliste und Abgabereife prüfen, bevor Sie abgeben.
Lösung entdeckenEignungsprüfung
TQ/PQ-Kriterien mit Ihren Nachweisen und Belegen abgleichen, bevor Sie in ein Angebot investieren.
Zum AnwendungsfallBid/No-Bid-Entscheidungen
Relevanz, Eignung, Risiko und Marktkontext zusammenführen, bevor Sie sich für ein Angebot entscheiden.
Zum AnwendungsfallCompliance-Matrix im Kontext erleben
Compliance-Matrix durchspielen
mit Ihren eigenen Ausschreibungen.
Eine Demo kann diesem Ablauf mit der Art von Ausschreibung folgen, die Ihr Team bearbeitet, und nutzt dafür unkritisches, zur Weitergabe freigegebenes Material.