Zastosowanie
Macierz zgodności w przetargu zbudowana z całej dokumentacji
Dla koordynatorów ofert, inżynierów i kierowników handlowych odpowiedzialnych za zgodną ofertę
Macierz zgodności w przetargu to lista wszystkich wymagań, na które oferta musi odpowiedzieć, wraz z zapisem, jak oferta spełnia każde z nich. Zwykle odpowiada za nią koordynator oferty, a działy techniczny, handlowy, jakości i prawny opracowują swoje części. Jest to trudne, ponieważ wymagania są rozproszone w specyfikacjach (SWZ, dawniej SIWZ, oraz OPZ), postanowieniach, kartach katalogowych i załącznikach, a jedno pominięte wymaganie obowiązkowe może sprawić, że oferta będzie niezgodna. TenderGenie wyodrębnia wymagania z całej dokumentacji wraz z odniesieniami do źródeł, mapuje je na treść oferty i utrzymuje osoby odpowiedzialne oraz otwarte pytania w przestrzeni roboczej przetargu.
Czym jest macierz zgodności w przetargu?
Macierz zgodności, nazywana też arkuszem zgodności lub checklistą wymagań, to tabela wymagań przetargu ze stanowiskiem wykonawcy wobec każdego z nich: spełnia, spełnia z wyjaśnieniem, odstępstwo lub nie dotyczy, wraz z odniesieniem do miejsca w ofercie, które to wykazuje. Wielu zamawiających udostępnia własny wzór, który wtedy określa format. Macierz różni się od oceny warunków udziału: warunki udziału określają, czy wykonawca może złożyć ofertę, a macierz pokazuje, czy oferta spełnia wymagania zamawiającego.
Problem
Wymagania kryją się
w każdym tomie dokumentacji.
- 01
Wymagania nie są oznaczone
Wymagania obowiązkowe są ukryte w tekście, tabelach i kartach katalogowych, a tylko nieliczne są ponumerowane.
- 02
Tomy odwołują się do siebie
Postanowienie handlowe może zmienić sposób spełnienia wymagania technicznego.
- 03
Odpowiedzialność jest niejasna
Bez osoby odpowiedzialnej za każde wymaganie pozycje są opracowywane dwa razy albo wcale.
- 04
Zmiany przesuwają cel
Zmiany treści SWZ i odpowiedzi na pytania zmieniają wymagania już po rozpoczęciu pracy nad macierzą.
Jak przebiega proces
Od dokumentacji przetargowej
do sprawdzonej macierzy zgodności.
Kroki opisują budowę macierzy w TenderGenie. Jeśli zamawiający udostępnia wzór, należy się go trzymać.
- Krok 01
Wczytanie całej dokumentacji
Specyfikacje, części handlowe, karty katalogowe, rysunki i załączniki trafiają do jednej przestrzeni roboczej przetargu.
- Krok 02
Wyodrębnienie wymagań
Moduł Analiza dokumentacji wydobywa specyfikacje, zakres, postanowienia, zobowiązania i wymagania z kart katalogowych, każde z odniesieniem do dokumentu i strony.
- Krok 03
Rozdzielenie rodzajów wymagań
Wymagania obowiązkowe, warunki udziału, zobowiązania umowne i wymagania dotyczące złożenia oferty warto rozdzielić, ponieważ każde z nich weryfikuje kto inny.
- Krok 04
Przydział osób odpowiedzialnych
Każda grupa trafia do działu technicznego, handlowego, jakości lub prawnego przez przydział zadań, z terminami i przypomnieniami.
- Krok 05
Zapis stanowiska
Osoby odpowiedzialne potwierdzają zgodność z brzmieniem źródłowym, odnotowują odstępstwa i w razie potrzeby zadają pytania do SWZ.
- Krok 06
Kontrola przed złożeniem
Lista kontrolna oferty i kontrola gotowości do złożenia w module Przygotowanie oferty pomagają potwierdzić, że oferta zawiera wszystko, co powinna.
Funkcje TenderGenie, które się tu przydają
Skąd pochodzi każde wymaganie
i dokąd trafia.
Analiza dokumentacji
Wyodrębnia wymagania z plików PDF, DWG, XLS i DOC, w tym ze złożonych kart katalogowych, i wiąże każde z nich ze stroną źródłową.
Ocena ryzyka i warunków udziału
Weryfikacja zgodności mapuje wymagania na ofertę, aby luki były widoczne wcześnie, a mapowanie zobowiązań wiąże każde zobowiązanie z postanowieniem źródłowym.
Współpraca zespołu ofertowego
Przydział zadań, przypomnienia o terminach, pytania i akceptacje pozwalają widzieć osobę odpowiedzialną i status każdego wymagania.
Przygotowanie oferty
Tworzy listę kontrolną tego, co musi zawierać oferta, i wspiera kontrolę gotowości do złożenia, zanim Państwa zespół złoży ofertę.
Program, weryfikacja i decyzja
Co przygotowuje platforma,
a co potwierdza zespół ofertowy.
TenderGenie wykonuje
- Wyodrębnia wymagania z plików PDF, DWG, XLS i DOC
- Wiąże każde wymaganie ze stroną źródłową
- Mapuje wymagania na ofertę w ramach weryfikacji zgodności
- Śledzi osoby odpowiedzialne, pytania i akceptacje
Państwa zespół weryfikuje
- Czy uwzględniono każde wymaganie z dokumentacji
- Stanowisko wobec każdego wymagania
- Odstępstwa i treść pytań wyjaśniających
- Zgodność macierzy ze wzorem zamawiającego
Decyzja pozostaje po stronie ludzi
- Czy zgłosić odstępstwo
- O co zapytać zamawiającego
- Zatwierdzenie oferty końcowej
Lista kontrolna
Kolumny, których macierz zgodności
zwykle potrzebuje.
Jeśli zamawiający udostępnia wzór, należy z niego skorzystać. W przeciwnym razie te kolumny obejmują to, czego zwykle szukają weryfikujący i komisja przetargowa.
- Odniesienie do wymagania
- Dokument, rozdział, punkt i strona, aby każdy mógł odnaleźć oryginalne brzmienie.
- Treść wymagania
- Wymaganie w brzmieniu oryginalnym, a nie parafraza.
- Rodzaj
- Wymaganie obowiązkowe, pożądane, warunek udziału, wymaganie umowne lub dotyczące złożenia oferty.
- Osoba odpowiedzialna
- Osoba, która odpowiada za odpowiedź na wymaganie.
- Stanowisko
- Spełnia, spełnia z wyjaśnieniem, odstępstwo lub nie dotyczy.
- Odniesienie do oferty
- Miejsce w ofercie, które odpowiada na wymaganie, z opisem ewentualnego odstępstwa.
Scenariusz przykładowy
Macierz zgodności oferty
w praktyce.
Przykład wykorzystania procesu. Nie jest to studium przypadku klienta, a zdjęcie ma charakter poglądowy.
Przetarg na armaturę z wymaganiem ukrytym w karcie katalogowej
Producent armatury otrzymuje przetarg ze specyfikacją techniczną, skoroszytem kart katalogowych i częścią handlową. Moduł Analiza dokumentacji wyodrębnia wymagania z odniesieniami do źródeł, w tym wymóg badania emisji niezorganizowanej, który pojawia się wyłącznie w karcie katalogowej. Koordynator oferty grupuje wymagania, przydziela pozycje techniczne działowi technicznemu, a postanowienia o gwarancji i odpowiedzialności działowi handlowemu. Dział techniczny potwierdza zgodność większości pozycji i zadaje pytanie o klasę badania emisji. Odpowiedź prowadzi do wpisania w macierzy stanowiska z wyjaśnieniem, a przed złożeniem zespół porównuje listę kontrolną oferty ze skompletowaną ofertą.
Korzyści
Co macierz powiązana ze źródłami
daje weryfikującym.
Pokrycie całej dokumentacji
Wymagania są wyodrębniane z każdego rodzaju dokumentu, a nie tylko z głównej specyfikacji.
Odpowiedzi z możliwością weryfikacji
Każdy wiersz wskazuje źródło, więc weryfikujący i zatwierdzający sprawdzają oryginalne brzmienie.
Jasna odpowiedzialność
Każda grupa wymagań ma osobę odpowiedzialną, termin i status.
Widoczna gotowość
Otwarte pozycje i oczekujące akceptacje widać przed terminem składania ofert, a nie w dniu terminu.
Pytania
Macierz zgodności oferty
pytania i odpowiedzi.
Czym różni się macierz zgodności od weryfikacji zgodności?
Macierz to dokument, a weryfikacja to praca nad jego treścią. Macierz zawiera wymagania i Państwa stanowisko wobec każdego z nich. Weryfikacja zgodności to sprawdzenie tego stanowiska, łącznie ze zobowiązaniami i ryzykami. TenderGenie wspiera oba elementy w modułach Analiza dokumentacji oraz Ocena ryzyka i warunków udziału.
Co, jeśli zamawiający udostępnia wzór macierzy zgodności?
Należy z niego skorzystać, ponieważ wzór zamawiającego określa format, którego oczekuje komisja przetargowa. Wymagania wyodrębnione przez TenderGenie wraz z odniesieniami do źródeł pomagają zespołowi sprawdzić, czy każdy wiersz wzoru otrzymał odpowiedź zgodną z oryginalnym brzmieniem.
Czy wyodrębnianie obejmuje każde wymaganie?
Wynik należy traktować jako punkt wyjścia. Wyodrębnianie obejmuje całą dokumentację i zachowuje odniesienia do źródeł, ale weryfikujący powinni potwierdzić kompletność, zwłaszcza w przypadku wymagań w tabelach, na rysunkach lub w zmianach treści SWZ.
Jak postępować z odstępstwami?
Każde odstępstwo należy jasno wskazać wraz z uzasadnieniem i, w miarę możliwości, rozwiązaniem alternatywnym. Odstępstwa od warunków umowy powinien przed ich uwzględnieniem zweryfikować dział handlowy lub prawny, a niektórzy zamawiający w ogóle nie dopuszczają odstępstw.
Co się dzieje, gdy zmiana treści SWZ zmienia wymaganie?
Zmianę należy dodać do przestrzeni roboczej przetargu, sprawdzić, które wymagania zmienia, i zaktualizować odpowiednie wiersze oraz osoby odpowiedzialne. Kontrola wersji i ścieżka audytu rejestrują, co się zmieniło i kto to zatwierdził.
Czy kompletna macierz oznacza, że oferta jest zgodna?
Nie. Oznacza, że każde wymaganie ma zapisane stanowisko. To, czy oferta rzeczywiście spełnia każde wymaganie, potwierdza Państwa zespół przed złożeniem oferty.
Analiza dokumentacji
Wyodrębnienie wymagań z każdego pliku dokumentacji, z odniesieniami do źródeł.
Poznaj rozwiązanieWspółpraca zespołu ofertowego
Przydział grup wymagań, śledzenie pytań i zapis akceptacji.
Poznaj rozwiązaniePrzygotowanie oferty
Sprawdzenie listy kontrolnej oferty i gotowości przed złożeniem oferty.
Poznaj rozwiązanieOcena warunków udziału w postępowaniu
Porównanie kryteriów TQ/PQ z referencjami i dowodami firmy, zanim zespół zainwestuje w przygotowanie oferty.
Czytaj więcejDecyzje go/no-go
Trafność, warunki udziału, ryzyko i kontekst rynkowy zebrane razem, zanim firma zdecyduje się złożyć ofertę.
Czytaj więcejW praktyce: macierz zgodności oferty
Zadanie „macierz zgodności oferty”
na Państwa przetargach.
Prezentacja może przejść przez ten proces na przetargu podobnym do tych, którymi zajmuje się Państwa zespół, z użyciem niepoufnych materiałów zatwierdzonych do udostępnienia.