Współpraca zespołu ofertowego Realizacja
Współpraca zespołu ofertowego: praca całego zespołu w jednym obszarze roboczym oferty.
Przy ofercie pracują sprzedaż, dział techniczny, kosztorysanci, dział handlowy, finanse, dział prawny i zarząd. Współpraca zespołu ofertowego w TenderGenie utrzymuje ich zadania, pytania i akceptacje w obszarze roboczym przetargu, z dostępem według ról i ścieżką audytu.
Problem
Wspólny termin,
osobne narzędzia.
- 01
Przekazywanie przez e-mail
Pytania i wersje robocze krążą między skrzynkami, z dala od przetargu, którego dotyczą.
- 02
Niejasna odpowiedzialność
Bez przypisanych zadań otwarte sprawy wychodzą na jaw za późno.
- 03
Etapy przeglądu są słabo widoczne
Tuż przed terminem trudno stwierdzić, które części nadal czekają na przegląd lub akceptację.
- 04
Akceptacje nie zostawiają śladu
Trudno później wykazać, kto i kiedy zaakceptował daną część.
Na czym polega współpraca zespołu ofertowego?
Współpraca zespołu ofertowego to koordynacja osób, które pracują nad ofertą: kto co robi, do kiedy, które pytania są otwarte i co zostało zaakceptowane. TenderGenie zapewnia dostęp według ról, przydzielanie zadań i ich statusy, przypomnienia o terminach, powiadomienia w aplikacji i e-mailem, pytania, akceptacje, ścieżkę audytu i kontrolę wersji.
Wspólna praca zespołu ofertowego
Jedna oferta,
wiele osób, jeden zapis.
Tak zespół ofertowy pracuje razem w obszarze roboczym przetargu. Wystarczy wybrać krok, aby zobaczyć, czego dotyczy.
Dostęp dopasowany do roli
Każda osoba otrzymuje dostęp według roli, odpowiadający jej udziałowi w ofercie, więc dział techniczny, finanse i dział prawny widzą pracę, która ich dotyczy.
- Dostęp według ról, bez wspólnych loginów
- Jeden obszar roboczy na przetarg dla wszystkich zaangażowanych
Zadania z osobą odpowiedzialną i terminem
Praca jest przydzielana z terminami, a status zadania jest aktualizowany w miarę postępów.
- Przydzielanie zadań
- Aktualizacje statusu
- Przypomnienia o terminach
Pytania przy przetargu
Pytania między uczestnikami pozostają w kontekście przetargu, więc odpowiedź znajduje się obok wymagania, którego dotyczy.
- Pytania zadawane i wyjaśniane w obszarze roboczym
- Powiadomienia w aplikacji i e-mailem, gdy coś wymaga uwagi
Akceptacje w obszarze roboczym
Części oferty są akceptowane w obszarze roboczym, a nie w osobnych wątkach e-mail, więc kierownik ds. przetargów widzi, co nadal czeka na zatwierdzenie.
- Akceptacje powiązane z pracą, której dotyczą
Zapis tego, co się wydarzyło
Ścieżka audytu i kontrola wersji pokazują, kto co zmienił i zaakceptował oraz kiedy, co pomaga, gdy decyzja zostanie później zakwestionowana.
- Ścieżka audytu zmian i akceptacji
- Kontrola wersji dokumentów ofertowych
Współpraca zespołu ofertowego: najważniejsze funkcje
Koordynacja
z jasną odpowiedzialnością.
Dostęp według ról
Każda osoba widzi pracę dotyczącą jej części oferty.
Przydzielanie zadań
Praca jest przypisana do osoby odpowiedzialnej z terminem.
Aktualizacje statusu
Status zadania zmienia się wraz z pracą, więc otwarte sprawy widać wcześnie.
Przypomnienia o terminach
Przypomnienia docierają do uczestników, zanim termin minie.
Alerty i powiadomienia e-mail
Alerty w aplikacji i powiadomienia e-mail, gdy coś wymaga uwagi.
Pytania w kontekście
Pytania między uczestnikami pozostają obok wymagania, którego dotyczą.
Akceptacje w obszarze roboczym
Części oferty są akceptowane tam, gdzie powstaje praca, więc oczekujące zatwierdzenia są widoczne.
Ścieżka audytu
Zapis tego, kto co zmienił i zaakceptował oraz kiedy.
Kontrola wersji
Dokumenty ofertowe zachowują swoje wersje, więc zawsze wiadomo, która jest najnowsza.
Scenariusz przykładowy
Współpraca zespołu ofertowego
w praktyce.
Dostawca urządzeń procesowych
Jeden przetarg, wiele zakresów odpowiedzialności
Przetarg na urządzenia procesowe przechodzi ocenę Go/No-Go. Kierownik ds. przetargów przydziela działowi technicznemu arkusz zgodności technicznej, kosztorysantom kalkulację ceny, działowi prawnemu odstępstwa od umowy, a działowi finansów formularze gwarancji bankowych, każde zadanie z terminem. Dział techniczny zadaje pytanie o wymaganie z karty katalogowej, a odpowiedź pozostaje w obszarze roboczym. Akceptacje są zapisywane część po części, a przed złożeniem oferty kierownik ds. przetargów sprawdza, które zadania i akceptacje są jeszcze otwarte.
Przykład wykorzystania procesu. To nie jest studium przypadku klienta.
Krok 01
Go/No-Go zaliczone
Przetarg przechodzi ocenę i zaczyna się praca.
Krok 02
Praca przydzielona
Dział techniczny, kosztorysanci, dział prawny i finanse otrzymują zadania z terminami.
Krok 03
Pytanie w kontekście
Dział techniczny pyta o wymaganie z karty katalogowej, a odpowiedź pozostaje w obszarze roboczym.
Krok 04
Akceptacje i końcowa kontrola
Części są akceptowane po kolei, a przed złożeniem oferty sprawdzane są otwarte sprawy.
Miejsce w procesie
Gdzie Współpraca zespołu ofertowego
mieści się w procesie ofertowym.
Wybierz etap, aby zobaczyć, co się na nim dzieje i które funkcje go wspierają.
Etap 04 z 05 · tu działa Współpraca zespołu ofertowego
Realizacja
Współpraca zespołu ofertowego obejmuje cały etap Realizacja. Łączy decyzję kwalifikacyjną podjętą na etapie Decyzja z przygotowaniem oferty w module Przygotowanie oferty, kolejnymi przeglądami i końcową kontrolą przed złożeniem oraz zachowuje zapis tego, kto co zrobił.
Kroki wykonawcyPrzygotowanie oferty / Weryfikacja i akceptacja / Złożenie oferty
Funkcje na tym etapie
- Przygotowanie oferty
Oferta przygotowana na podstawie kontekstu przetargu, a nie od pustej strony.
- Współpraca zespołu ofertowego
Ta strona
Etapy nie są obowiązkowe ani automatyczne: zespoły korzystają z funkcji potrzebnych przy danej ofercie i wracają do etapów, gdy wymagania stają się jaśniejsze.
Pytania
Współpraca zespołu ofertowego
odpowiedzi na pytania.
Kto co widzi w obszarze roboczym przetargu?
Dostęp jest przydzielany według ról, więc każda osoba widzi i robi to, na co pozwala jej rola.
Jak przydziela się i śledzi zadania?
Zadania są przydzielane uczestnikom z terminami, a ich status jest aktualizowany w miarę postępów. Gdy termin się zbliża, przychodzą przypomnienia.
Jak uczestnicy otrzymują powiadomienia?
Uczestnicy otrzymują alerty w aplikacji i powiadomienia e-mail, a także przypomnienia, gdy zbliża się termin.
Jak działają pytania?
Uczestnicy zadają pytania i odpowiadają na nie w obszarze roboczym przetargu, więc każde pytanie pozostaje przy przetargu, którego dotyczy, a nie w osobnym wątku e-mail.
Jak sprawdzić, co jest jeszcze otwarte?
Statusy zadań i akceptacje pokazują, które prace są zakończone, które trwają, a które części nadal czekają na zatwierdzenie, więc otwarte sprawy widać przed terminem.
Co rejestrują kontrola wersji i ścieżka audytu?
Kontrola wersji zachowuje wcześniejsze wersje pracy nad ofertą, a ścieżka audytu rejestruje, kto co zmienił i zaakceptował oraz kiedy. Razem pomagają, gdy decyzja jest później weryfikowana.
Czy to zastępuje nasz proces akceptacji?
Nie, TenderGenie zapisuje akceptacje i prowadzi ścieżkę audytu. O tym, kto co akceptuje, decyduje Państwa organizacja.
Czy to program do przetargów dla zespołów ofertowych?
Moduł obejmuje koordynacyjną część pracy nad ofertami przetargowymi: dostęp według ról, przydzielanie zadań i statusy, przypomnienia o terminach, pytania, akceptacje, ścieżkę audytu i kontrolę wersji w obszarze roboczym przetargu. Przygotowanie oferty i decyzję o jej złożeniu wspierają moduły Przygotowanie oferty oraz Ocena ryzyka i warunków udziału.
Ocena ryzyka i warunków udziału
Decyzja kwalifikacyjna i jej otwarte pytania przeniesione do realizacji.
Poznaj rozwiązaniePrzygotowanie oferty
Przygotowanie oferty, którą koordynuje zespół, etap po etapie.
Poznaj rozwiązanieBaza wiedzy ofertowej
Zachowanie wiedzy zdobytej przy tej ofercie na potrzeby kolejnej.
Poznaj rozwiązanieWspółpraca zespołu ofertowego w kontekście
Zobacz Współpraca zespołu ofertowego
w swoim procesie.
Prezentacja tej funkcji i sąsiednich etapów na przykładzie przetargów, którymi zajmuje się Państwa zespół.