チーム連携 実行
チーム連携:入札に関わるチーム全員を、一つのワークスペースへ。
入札には、営業、技術、積算、商務、財務、法務、経営層が関わります。チーム連携は、TenderGenieの入札案件管理とチーム連携のためのソフトウェアです。各担当のタスク、質疑、承認を案件ワークスペースの中にまとめ、権限に応じたアクセス管理と監査証跡を備えています。
課題
締切は共通なのに、
ツールはばらばら。
- 01
引き継ぎがメールで行われる
質問や下書きが受信箱の間を行き来し、対象の入札から離れてしまいます。
- 02
担当があいまい
タスクが割り当てられていないと、未対応の項目が遅れて表面化します。
- 03
レビューの進み具合が見えにくい
締切が近づいても、どのセクションがレビューや承認を待っているのかを簡単には把握できません。
- 04
承認の記録が残らない
誰がどのセクションをいつ承認したのかを、後から示すのが難しくなります。
入札チームの連携とは何ですか?
入札チームの連携とは、入札案件管理の中で、入札に関わる人の作業を調整することです。誰が何をいつまでに行うか、どの質問が未解決か、何が承認済みかを管理します。TenderGenieは、権限に応じたアクセス、タスクの割り当てと状況管理、期限のリマインダー、アプリ内とメールの通知、質疑、承認、監査証跡、版管理を提供します。
つながる入札チームの流れ
一つの入札、
多くの担当者、一つの記録。
入札チームが案件ワークスペースでどのように協働するかをたどります。ステップを選ぶと、その内容がわかります。
役割に合ったアクセス
各担当者には入札での役割に応じたアクセス権が付与されるので、技術、財務、法務は、それぞれ関係する作業を確認できます。
- 共有ログインではなく、役割ごとのアクセス設定
- 関係者全員が使う、入札ごとのワークスペース
担当者と期限付きのタスク
作業は期限付きで割り当てられ、進行に合わせてタスクの状況が更新されます。
- タスクの割り当て
- 状況の更新
- 期限のリマインダー
入札とともに残る質問
担当者間の質疑は入札の文脈の中に残るので、回答は対象の要件のすぐそばで見つかります。
- ワークスペース内での質疑と回答
- 対応が必要なときのアプリ内通知とメール通知
ワークスペースでの承認
セクションの承認は個別のメールのやり取りではなくワークスペースで行うので、入札担当マネージャーは何が承認待ちかを確認できます。
- 対象の作業に紐づいた承認
経緯の記録
監査証跡と版管理により、誰が何をいつ変更・承認したかがわかり、後で判断が問われたときに役立ちます。
- 変更と承認の監査証跡
- 入札書類の版管理
チーム連携:主な機能
責任の所在が明確な
チーム連携。
権限に応じたアクセス
各担当者は、入札での自分の担当に関係する作業を確認できます。
タスクの割り当て
作業は担当者と期限を決めて割り当てます。
状況の更新
タスクの状況が作業とともに更新されるので、未対応の項目が早く見えます。
期限のリマインダー
期限を過ぎる前に、担当者にリマインダーが届きます。
アプリ内通知とメール通知
対応が必要なときに、アプリ内通知とメール通知が届きます。
文脈の中での質疑
担当者間の質問は、対象の要件のそばに残ります。
ワークスペースでの承認
作業のある場所でセクションを承認するので、承認待ちが見えます。
監査証跡
誰が何をいつ変更・承認したかを記録します。
版管理
入札書類の版が保持されるので、最新版が常に明確です。
シナリオ例
チーム連携
実際の進め方。
プロセス機器サプライヤー
一つの入札、多くの担当
あるプロセス機器の入札が、応札可否のレビューを通過しました。入札担当マネージャーは、技術部門に技術的な要件対応表、積算担当に価格の積み上げ、法務に契約上の逸脱、財務に銀行保証の書式を、それぞれ期限付きで割り当てます。技術部門がデータシートの要件について質問し、その回答はワークスペースに残ります。承認はセクションごとに記録され、提出前に入札担当マネージャーが未完了のタスクと承認を確認します。
業務の流れの活用例です。顧客事例ではありません。
ステップ01
応札可否のレビューを通過
入札がレビューを通過し、作業が始まります。
ステップ02
作業を割り当て
技術、積算、法務、財務が、それぞれ期限付きのタスクを受け取ります。
ステップ03
文脈の中での質疑
技術部門がデータシートの要件について質問し、回答はワークスペースに残ります。
ステップ04
承認、そして最終確認
セクションを一つずつ承認し、提出前に未完了の項目を確認します。
業務の流れとの統合
チーム連携の位置づけ
入札業務の流れの中で。
段階を選ぶと、そこで行われることと、それを支える機能を確認できます。
ステージ04 / 05 · チーム連携が活きる段階
実行
チーム連携は「実行」の段階全体を通じて機能します。「判断」で下した参加資格の判断を、提案書・応札書類作成での書類準備、その後のレビュー、提出前の最終確認へとつなぎ、誰が何をしたかの記録を残します。
応札者のステップ応札書類作成 / レビュー・承認 / 応札
この段階の機能
- 提案書・応札書類作成
白紙からではなく、入札の内容を起点に応札書類を準備します。
- チーム連携
このページ
段階は必須でも自動でもありません。チームは入札に必要な機能を使い、要件が明確になるにつれて段階を見直します。
よくあるご質問
チーム連携
よくあるご質問と回答。
案件ワークスペースでは、誰が何を見られますか?
アクセスは権限に応じて管理されるため、各担当者は自分の役割で許可された範囲を閲覧・操作できます。
タスクはどのように割り当て、管理しますか?
タスクは期限付きで担当者に割り当てられ、作業の進行に合わせて状況が更新されます。期限が近づくとリマインダーが届きます。
担当者にはどのように通知されますか?
アプリ内通知とメール通知で知らせ、期限が近づくとリマインダーも届きます。
質疑はどのように行いますか?
担当者は案件ワークスペース内で質問を出し、回答します。そのため、各質問は個別のメールのやり取りではなく、対象の入札とともに残ります。
まだ残っている作業は、どう確認しますか?
タスクの状況と承認から確認できます。完了した作業、進行中の作業、承認待ちのセクションがわかるので、未完了の項目が締切前に見えてきます。
版管理と監査証跡では、何が記録されますか?
版管理は入札作業の過去の版を保持し、監査証跡は誰が何をいつ変更・承認したかを記録します。この二つは、後で判断を見直すときに役立ちます。
自社の承認プロセスに代わるものですか?
いいえ、代わるものではありません。承認を記録し、監査証跡を残すものです。誰が何を承認するかは貴社が決めます。
これは入札案件管理のソフトウェアですか?
入札管理のうち、調整の部分を担うソフトウェアです。案件ワークスペースでの権限に応じたアクセス、タスクの割り当てと状況管理、期限のリマインダー、質疑、承認、監査証跡、版管理を備えています。応札書類の準備と応札の判断は、提案書・応札書類作成と参加資格・リスク確認が担います。
チーム連携を実際の文脈で
チーム連携を
自社の業務の流れで確かめる。
チームが扱うような入札案件で、この機能と前後の段階をご案内します。
