提案書・応札書類作成 実行
提案書・応札書類作成:入札の要件を、レビュー済みの応札書類に。
応札書類の準備とは、入札の要件を、記入済みの様式、別紙、裏付け書類に落とし込むことです。提案書・応札書類作成は、提案書作成AIとして、書類分析から最終PDFのとりまとめまでを、レビュー付きの4つのフェーズで進めます。最終PDFはチームが確認して提出します。
提案書作成AIは何をしますか?
提案書作成AIは、入札の応札書類に含めるべき書類の準備を支援します。TenderGenieの提案書・応札書類作成は、応札書類の下書き、内容の提案、別紙と様式の準備、提出前の準備状況チェックを支援し、チームが提出する最終的な書類一式をまとめます。
課題
応札書類は、
一つではなく、多くの書類です。
- 01
様式と別紙
入札ごとに、独自の様式、記入値、誓約書が求められます。
- 02
社内のあちこちにある根拠資料
証明書、実績、参考書類を探し出して添付する必要があります。
- 03
すべての値に出典が必要
様式に記入した値はたどれるようにしておき、発注者に届く前にレビュー担当者が確認できる必要があります。
- 04
締切直前のとりまとめ
最終書類一式の分割、並べ替え、とりまとめは、時間に追われる中で行われがちです。
応札書類作成の流れ
4つのフェーズで、
まとめ上げた応札書類へ。
各フェーズの終わりには、次に進む前に人がレビューできる成果物があります。フェーズを選ぶと、その内容がわかります。
ワークスペースの書類を分析
分析するワークスペースの書類を選び、分析結果を確認し、失敗した分析は再実行します。
応札書類に必要なものを準備
生成された提出書類チェックリストを確認し、応札書類で使う書類を設定します。
- カテゴリーツリーから自社書類を添付
- ワークフロー内で書類をアップロード
- 参考書類、社印、署名を設定
各値を出典と照らして確認
提案された値を項目ごとに確認・編集します。一覧の横に出典書類が表示され、引用ページへ直接移動できます。
チームが提出するPDFを作成
生成したPDFを名前付きのセクションに分割し、任意のページ範囲を指定し、並べ替えや削除、追加書類の添付を行って、最終出力をまとめます。
- 書類一式の確認と提出はチームが行います
提案書・応札書類作成:主な機能
応札書類のまとめ方に
合わせた設計。
提出書類チェックリスト
応札書類に含めるべきものを生成したチェックリストで、チームがレビューします。
自社書類のカテゴリー
カテゴリーと書類の種類を管理します。既定のカテゴリーは名前を変更でき、独自のカテゴリーも追加できます。
処理状況
どの自社書類が処理済みかを、書類の種類ごとに確認できます。
参考書類、社印、署名
レビューの段階で設定し、必要な様式ですぐに使えるようにします。
出典付きの項目レビュー
提案された各値を出典書類と並べて確認し、引用ページへ移動できます。
最終PDFエディター
セクションの分割、命名、並べ替え、削除、書類の添付を行い、一つの出力にまとめます。
実行履歴とセクションラベル
過去の実行結果は残り、入札のセクションラベルは項目レビューまで引き継がれます。
要件が起点
応札書類は、入札書類一式から見つかった要件に沿って作成します。
レビュー担当者との調整
応札書類をまとめる間に、レビュー担当者の割り当て、質疑への回答、承認の記録を行います。
入力
- 案件ワークスペースの書類
- カテゴリー別の自社書類
- 参考書類、社印、署名
出力
- レビュー用の提出書類チェックリスト
- レビュー済みの項目の値
- チームが提出できる、まとめ上げた最終PDF
業務の流れとの統合
提案書・応札書類作成の位置づけ
入札業務の流れの中で。
段階を選ぶと、そこで行われることと、それを支える機能を確認できます。
ステージ04 / 05 · 提案書・応札書類作成が活きる段階
実行
提案書・応札書類作成は「実行」の段階の中心です。「理解」で見つかった要件とカテゴリーに登録した自社書類を使い、チーム連携でレビュー担当者の作業を調整します。その後、まとめ上げた書類一式を発注者の提出指示と照らしてチームが確認します。
応札者のステップ応札書類作成 / レビュー・承認 / 応札
この段階の機能
- 提案書・応札書類作成
このページ
- チーム連携
人、担当、入札の背景情報を、同じ場でつなぎます。
段階は必須でも自動でもありません。チームは入札に必要な機能を使い、要件が明確になるにつれて段階を見直します。
シナリオ例
提案書・応札書類作成
実際の進め方。
バルブメーカー
実績、様式、そして最終PDF
あるバルブメーカーの応札書類には、技術的な要件対応表、会社の実績、署名済みの様式が必要です。スキャンした別紙で分析が1回失敗したため、チームは再実行します。提出書類チェックリストを確認し、書類カテゴリーから証明書を添付し、社印と署名者を設定します。提案された各値を出典と並べて確認し、入札が求めるセクションの順序で最終PDFをまとめます。
業務の流れの活用例です。顧客事例ではありません。
ステップ01
分析を再実行
スキャンした別紙で分析が失敗したため、チームが再実行します。
ステップ02
チェックリストと書類
提出書類チェックリストを確認し、証明書を添付し、社印と署名者を設定します。
ステップ03
値を出典と並べて確認
提案された各値を出典書類と並べて確認します。
ステップ04
最終PDF
入札が求めるセクションの順序で書類一式をまとめます。
よくあるご質問
提案書・応札書類作成
よくあるご質問と回答。
4つのフェーズでは、それぞれ何をしますか?
書類分析、レビューと設定、自動入力レビュー、最終PDFの作成という4つのフェーズで進めます。フェーズ1「書類分析」では、ワークスペースの書類を選び、失敗した分析を再実行します。フェーズ2「レビューと設定」では、生成された提出書類チェックリストを確認し、自社書類を添付し、参考書類、社印、署名を設定します。フェーズ3「自動入力レビュー」では、各項目を出典と並べて確認・編集します。フェーズ4「最終PDFエディター」では、セクションとページ範囲を整理し、書類を添付して、最終出力をまとめます。
生成された値は編集できますか?
はい、編集できます。提案された値はすべて、使う前に項目ごとに確認・編集でき、項目一覧の横に出典書類が表示されます。
値がどのように記入されたかを確認できますか?
はい、確認できます。項目レビューでは各値の横に出典書類が表示され、採用や編集の前に引用ページへ移動できます。
添付する自社書類は、どこから取得しますか?
自社書類のカテゴリーから取得します。カテゴリーと書類の種類による2階層の構成で、既定のカテゴリーは名前を変更でき、独自のカテゴリーも追加できます。
最終書類一式に、自社の書類を追加できますか?
はい、追加できます。最終PDFエディターでは、追加書類の添付、ページ範囲の指定、範囲の並べ替えや削除を行い、ダウンロードできる一つの出力にまとめられます。
提出前の準備状況を確認できますか?
提案書・応札書類作成は提出前の準備状況チェックを支援し、提出書類チェックリストで応札書類に含めるべきものがわかります。提出前に発注者の指示と照らして書類一式を確認するのは、引き続きチームの役割です。
提案書・応札書類作成で、応札まで行いますか?
いいえ、行いません。最終的な書類一式の準備ととりまとめを行います。チームが書類一式をレビューし、発注者の手続きに沿って提出します。
AIが作成した提案書や応札書類は、そのまま提出できますか?
いいえ、チームによる確認と承認を前提としています。提案書・応札書類作成は、応札書類の下書き、内容の提案、別紙と様式の準備、提出前の準備状況チェックを支援し、値を提案してレビュー用の書類を準備します。チームが各値を出典と照らして確認し、必要な箇所を編集して、最終的な応札書類を承認します。
提案書・応札書類作成を実際の文脈で
提案書・応札書類作成を
自社の業務の流れで確かめる。
チームが扱うような入札案件で、この機能と前後の段階をご案内します。
